Planning blijft een moeilijk begrip

Ik merk de afgelopen jaren een lichte achteruitgang op de efficiëntie van de planning in het algemeen. Met het uitvallen van onze Jelle sinds november vorig jaar hebben we getracht zoveel als mogelijk de planning onder controle te houden. De opvang van telefoon oproepen is er eentje van. En het is hier dat ik een behoorlijke wijziging merk in de flexibiliteit die men verwacht bij Cats&Dogs. Dat hebben we natuurlijk zelf in de hand gewerkt door er steeds te zijn voor de klanten. Ook op onze support lijnen. Je moet hoogsten mijn "snelle" stem op de IVR doorstaan om dan snel iemand aan de lijn te krijgen. 

Doordat we tijdelijk onderbemand zijn is het wikken en wegen wie eerst en wat voorrang moet krijgen. En welke vragen we kunnen inplannen. Bij het inplannen van aanpassingen of wijzigingen merken we een groot verschil ten opzichte van enkele jaren geleden. Een nieuwe firewall of VPN verbinding aanvragen of configureren is iets dat je best een tweetal weken op voorhand inplant. Ook het verhuizen van kantoren, of omleggen van elektriciteitsbekabeling is iets dat je het beste enkele dagen op voorhand laat weten. Ik heb deze samen met nog enkele andere voorbeeld situaties afgelopen weken zien passeren die toch wel wat aandacht vergen.

Toen wij jaren geleden onze service contracten hebben opgestart wouden we de klanten de mogelijkheid geven om ons te contacteren als ze problemen hadden zonder eerst een wirwar van financiële zaken te moeten vereffenen of bijhouden. Dus als er iets niet werkt is wat wij noemen een panne of een fout. Deze niet voorziene omstandigheden worden bij ons ingecalculeerd als mogelijke stoorzender. Die theoretische benadering is altijd al gevoelig geweest voor een fouten marge, maar onze berekeningen worden blijkbaar behoorlijk door elkaar geschud met werken aan netwerken of wijzigingen aan email verkeer, en andere zaken die op voorhand hadden ingeplant kunnen zijn. Hierdoor kunnen de technische mensen minder vlot alles verwerkt krijgen. Zo loopt de support, laten we maar zeggen, moeizaam.

Ondertussen hebben we deze bijna terug volledig onder controle, doch bij deze een oproep om ons tijdig in te lichten als er zaken zijn die door ons dienen aangepast te worden, of opgevolgd dienen te worden. Een goede voorbereiding is vaak al het halve werk. En zeker bij netwerk beheer. Zeker nu er in tijden van crisis de meeste leveranciers ook geen voorraad meer hebben is een just-in-time levering cruciaal. Materiaal op tijd in huis hebben is daarom een tijdrovende bezigheid geworden, met planning is dat nog behoorlijk op te vangen, zonder planning is dat gewoonweg vervelend voor de klant en dus ook voor ons.

Bij Cats&Dogs werken we ook vaak samen met uw andere leveranciers. We staan hiervoor gekend. We helpen graag iedereen verder. Ook uw andere leveranciers die ons soms nodig hebben om op het netwerk het nodige te kunnen doen. Laat ook hen weten dat ze tijdig moeten inplannen, en vergeet zelf niet ook ons in te lichten wie ons hierover gaat contacteren. Wij voeren immers geen opdrachten uit zonder jullie goedkeuring...

Affin, Jelle zal weldra terug zijn, het gaat ondertussen al heel wat beter met hem. Dan zijn we terug op volle kracht om de zomerwerken in te gaan...