Wanneer je al meer dan 14 jaar een e-mailadres aan het gebruiken bent heb je wellicht een hele verzameling aan nieuwsbrieven die - ondanks de spamfilter - toch nog in de inbox terecht komen. Zoals je wellicht weet  is men tegenwoordig verplicht een duidelijke uitschrijfoptie aan te bieden in de nieuwsbrief. Dit wil zeggen dat je in één simpele muisklik uitgeschreven moet zijn van deze nieuwsbrief.

Intern bij Cats&Dogs is al meermaals aangehaald dat er verschillende spammers (nieuwsbrieven) juist hopen dat je op die uitschrijf-functie klikt. Hierdoor weet de spammer dan dat het e-mailadres gebruikt en gelezen wordt. Wie gaat er zich trouwens mee bezig houden om bij elke overtreding die je vaststelt een zaak aan te spannen tegen - al dan niet buitenlandse - organisaties. Als beheerder van de info, sales en support mailboxen van het bedrijf, is het hallucinant om te zien om hoeveel mail het nu gaat!

Even wat cijfers:

Info, sales en support leveren per dag gemiddeld 470 mails, waarvan er ongeveer 300 als spam worden herkend. Dat betekent minstens 170 mails die nog overlopen dienen te worden. Omdat de spamfilter behoorlijk streng is ingesteld, kan ik niet anders dan ook met regelmaat - zo'n typische zaterdagse job - de spamfolder te overlopen om te kijken of er geen verkeerde spam toewijzing is gebeurd op een goede mail. Het zijn daarom ook vooral de mails die er uit zien als een nieuwsbrief (waarvoor je je misschien ooit zou ingeschreven hebben) die voor behoorlijk wat vertraging zorgen. Ze staan in het Nederlands, hebben klinkende titels, en ook al heb je geen interesse betrap je jezelf erop dat je aan het lezen bent. Iets in mijn hoofd laat me soms toe om toch verder te lezen terwijl ik de mail zelf al heel snel als spam heb aangegeven. Dan zwijgen we nog van de titels als daar zijn; "Naar aanleiding van uw..." of "re: aanvraag ..." enz...

Ik ben in die 14 jaar - en langer -  al behoorlijk getraind in het visueel filteren van dit soort mails. Ik heb namelijk niet het gevoel dat ik veel fouten maak. Maar wat wel is, er beginnen de laatste tijd veel nieuwsbrieven en look-a-likes binnen te komen. Die zijn moeilijker voor me omdat ze meestal ook mijn interessegebied aanspreken. Daarom heb ik in de afgelopen weken beslist om zeker voor de Nederlandstalige mails de uitschrijffunctie wél te gebruiken. En vooral die verdachtlijkende mails, niet zo ordelijk ogend en rommelig, blijken behoorlijk goed te functioneren. 1 Klik en een bevestiging dat je uitgeschreven bent. Dat er hierdoor nu andere mails beginnen binnen te komen kan ik statistisch nog niet bewijzen, maar mijn gevoel zegt van niet.

Opmerkelijk zijn de nieuwsbrieven van vooraanstaande organisaties. Deze zouden volgens het verwachtingspatroon en dus het vermoeden van legaal in orde te moeten zijn, eenvoudig moeten zijn om zich uit te schrijven. Niets is minder waar. Wat een gedoe! Een veel gebruikte truc is het zogenaamde profielbeheer. Terwijl ik zeker weet nooit ingeschreven te zijn op een site kom ik op een profielpagina terecht. Je zou verwachten dat alles gekend is (Als ik me inschrijf geef ik ook alle data op), maar het enige wat ze tonen is een e-mailadres, in sommige gevallen mijn naam. En dan begint het. Waar kan ik vinden hoe ik me moet uitschrijven? Een zeer vervelende zaak is het begrip misbruiken van de vink/selectie blokjes. Moeten ze nu aan staan, of moeten ze uit staan? Klik je op "bewaar", komt het systeem zeggen dat niet alle gegevens ingevuld zijn, dus voor uit te schrijven moet je hun database verder aanvullen zodat ze nog meer weten???

Een ander veel gebruikte techniek is het werken met verschillende nieuwsbrieven. Je krijgt een nieuwsbrief, je schrijft je uit, en een paar dagen later krijg je alsnog een nieuwsbrief. Dan blijkt dat dit een andere nieuwsbrief thema is waarop je bent ingeschreven. Nergens een overzicht van welke nieuwsbriefgroepen ze hebben, laat staan waarop je bent ingeschreven. Volhouden is het sleutelwoord! Blijven uitschrijven, en als je merkt dat er iets niet klopt dit noteren en doorsturen naar de Computer Crime Unit, zeker als het een Belgische of zelfs Europese organisatie is. Mem piept dan wel anders eens die zich beginnen te moeien. Laat je ook niet afschepen met het excuus dat er een verwerkingstijd nodig is. Als die er al zou zijn, meer dan 48u kan niet meer in 2012, haast alles wordt in real-time verwerkt. En wie vandaag nog meer dan 48 uur nodig heeft om zijn systeem bij te werken is in onze snelle communicatiewereld niet goed bezig.

Een conclusie

Door er veel mee bezig te zijn heb ik zo mijn bedenkingen met vele nieuwsbrieven. Het zijn gewoon geen nieuwsbrieven, maar een vorm van reclame waartegen ik geen bezwaar heb als ik er zelf om gevraagd heb. Ik ga zelfs nog verder, ik heb er niets op tegen dat ik een nieuwsbrief ontvang van een bedrijf waar ik zaken mee gedaan heb, ook al heb ik nooit aangegeven dat ik hun nieuwsbrief wens te ontvangen. Belangrijk is duidelijkheid, en vooral een eenvoudige, met 1 klik, uitschrijfmogelijkheid. Ik kan hieruit alleen maar afleiden dat vele bedrijven, groot en klein, geld spenderen aan het aankopen van adressen. Ik zou veel liever zien dat deze bedrijven hun energie en geld steken in het verbeteren van hun dienstverlening en producten. Ervoor zorgen dat mensen uw organisatie willen volgen lijkt me veel meer op te brengen dan die marketing belofte van 0,5% resultaat op alle e-mail adressen, je jaagt er trouwens 99,5% mee weg als je het even van de andere kant bekijkt...

Toch even opletten

Op het eerste zicht lijkt het aantal nieuwsbrieven wel degelijk te minderen. Maar alvorens je nu als een gek op al die linken begint te klikken toch even meegeven dat je niet zomaar moet klikken op die unsubscribe link. Dit is trouwens voor alle e-mailberichten van toepassing. Wanneer er een link wordt aangeboden in een e-mail, kijk dan even naar de echte link. Als je met de muis over de link gaat krijg je met de meeste e-mailsoftware onderaan de echte link te zien. Zo zie je vaak staan: unsubscribe from Paypal Newsletter. Als je goed kijkt zie je dat deze link naar onze contactpagina gaat. Wel, dit is hetzelfde in uw e-mails. Wanneer de link naar een totale andere domain wijst dan de afzender is dit vaak een spammer. Toch, het is niet altijd zo. Vele bedrijven maken gebruik van mailingsystemen die wel degelijk een ander url-adres gebruiken als die van de afzender. Bij de unsubscribe let ik er daarom op dat in de link iets herkenbaar zie dat duidt op een pagina die over het uitschrijven gaat. Ik weet het, dit laatste is al wat moeilijker, maar zorg daarom toch maar voor een goed anti-virus programma dat uw klik gedrag eerst controleert op gevaarlijke inhoud.

Wij komen zowat dagelijks in contact met klanten en potentiële relaties. In deze besprekingen zien we vaak de vraag terugkeren naar een goed registratiesysteem om opportuniteiten en potentiële verkoopskansen te kunnen registreren.

Er zijn natuurlijk veel systemen beschikbaar op de markt, gaande van een goede werkmethode in een simpele Outlook; tot de meest geavanceerde CRM/ERP systemen (met verschillende methodieken om uw potentieel mee op te volgen). Vaak merken we dat deze vraag zich beperkt tot een simpele aanvraag die via een verkoper of telefonische oproep dient geregistreerd te worden. Wanneer je met een team deze aanvragen wenst op te volgen heb je al snel nood aan een betere software omgeving. Zo is het in teamverband werken op zich al een omgeving waar er duidelijke afspraken dienen gemaakt te worden. Hier tegenover staat dat kleinere organisaties vaak de werkdruk als stoorzender ervaren om nieuwe opdrachten en/of klanten binnen te halen.

We zijn ondertussen reeds ongeveer een jaar bezig met de know-how en workflow van ons eigen pakket LynxTrader om te vormen naar een workflow binnen het OpenERP framework. Dit heeft ondertussen al behoorlijk vorm gekregen. We hopen alle mogelijkheden en formules nog voor het eind van deze maand openbaar te kunnen maken. In tussentijd zijn er al enkele projecten lopende, waaruit blijkt dat bedrijven sneller het belang inzien van meer toegangswegen naar nieuwe opdrachten dan de verkoopsafdeling alleen. Social Media, uw website, de technische afdeling maar ook uw huidige klanten zelf kunnen een vlottere weg aangeboden krijgen naar een goede oplossing. Er zijn m.a.w. meerdere voelsprieten ter beschikking voor uw organisatie dan de sales alleen. Dit vertalen in een software omgeving is voor vele CRM pakketten niet van toepassing door gebrek aan informatie. Daarom dat we bij Cats&Dogs ook resoluut gekozen hebben voor de ERP benadering van dit CRM vraagstuk.

Het snel een lead kunnen aanmaken door alle medewerkers is een must. Deze leads dienen gestroomlijnd verzameld te worden, waar een ploeg van vertegenwoordigers op kunnen inpikken. Indien ze dit niet tijdig doen zorgen dat er een actie gebeurt om de nodige verantwoordelijken te verwittigen. Zo gaat er niets verloren.

Met de Business Script module in onze LynxTrader workflow kunnen hierop inpikken en zelf op een snelle manier belangrijke evenementen laten plaatsvinden, zonder hiervoor zware ontwikkeling te moeten doen. Het enige wat je nodig hebt is kennis van zaken of een hulp zoals Cats&Dogs die dit voor jou kan doen.

Waar we in het verleden voor zulke opdrachten een dag of 2 bezig waren, worden ze nu gerealiseerd in enkele uurtjes. Afhankelijk van de moeilijkheidsgraad, kunnen we stellen dat er een tijdwinst is van +/- 75% op ontwikkeling! In onderhoud zien we door de flexibiliteit wel een stijging van de vragen. Cats&Dogs is dan ook voorstander van een basis setup als opstart, in combinatie met een opleiding.

Na deze opleiding kan je als klant veel zelf realiseren. Je dient enkel beroep op ons te doen indien je dieper wenst te gaan dan de basis. Vaak is dit een feit, maar dit heeft dan meer te maken met tevredenheid dan met falen. Iets wat in software projecten niet altijd gezegd kan worden.

Het Bluesfestival Peer is afgelopen weekend goed nat geworden. Er heerste ondanks de regen een gezellig sfeertje, echte blues dus! Nu moet ik zeggen dat het moderne leven van een device gebruiker zoals ik ook wel echte blues ervaart met de hopen updates die elke dag weer op mij af komen. TV, Digicorder, Smartphone, laptop en PC. Allemaal komen ze je met regelmaat zeggen dat er een nieuwe update klaar staat en dat het systeem dient heropgestart te worden. Nu, je kan die automatische updates wel uitschakelen, maar met veiligheid in het achterhoofd raden we dit wel af.

Met spanning wacht ik op de koffiemachine, microgolfoven en wellicht mijn diepvriezer of ijskast met koppeling naar het internet. Dan zal ik als ik thuis aankom mogen wachten op de nodige updates alvorens ik mijn eten kan opwarmen of een koffie kan zetten. Wanneer je dit alles vanuit een technisch standpunt bekijkt is het wel te begrijpen. Je wil natuurlijk niet wakker worden met een plas water in de keuken omdat de update van uw diepvriezer mislukt is. Al jarenlang hebben we samen ongelooflijk veel tijd verloren met het wachten op updates en de bijhorende herstartprocedures.

Ik nodig dan ook alle ontwerpers van zulke toestellen eens uit om naar de procedures en de "failover principes" van Linux te kijken. Een update - zelfs op het besturingssysteem - kan herstarten en bij een fout terug naar het voorgaande systeem gaan én me verwittigen indien er iets is misgegaan. Zo kunnen de updates gebeuren tijdens mijn slaap. De volgende ochtend moet ik niet 10 keer opnieuw klikken zodat de nodige update uitgevoerd kan worden.

Dan kan ik mijn mail checken aan de ontbijttafel, waar mijn koffie heerlijk klaar staat en de ijskast haar bestelling al heeft doorgestuurd naar het grootwarenhuis...

Vorige week was ik aanwezig op de presentatie van de stageverslagen van de laatstejaarsstudenten aan de KHLim. Het viel me op dat vele onder hen Open source oplossingen verwerkten in hun project dat ze voor een bedrijf moesten uitwerken. Niet enkel de kleinere bedrijven, ook de multinationals hebben er blijkbaar steeds minder moeite mee dat Open source gebruikt wordt in hun oplossingen of voor eigen gebruik.

Lees meer...